Теоретично я прочитала що це таке. Але може хтось доступно пояснить як вона складається на ділі і для чого.
One thought
Теоретично я прочитала що це таке. Але може хтось доступно пояснить як вона складається на ділі і для чого.
В організації проводиться дуже багато паперів різного роду. Це і договору, та листування з різними організаціями, бухгалтерська документація, накази та розпорядження, кадрові документи та документи з господарської діяльності і т. п.
Якщо всі папери складати в одну папку, то при потребі будь-якого документа просто його в кіпі паперів не знайдеш. Тому папери прийнято розкладати в різні папки. Але, папок буде те ж дуже багато і в них те ж можна загубитися. Для цього папки підписують і нумерують. Існує проста нумерація: 1,2,3… або складна, з кодами. Наприклад, діяльність організації поділяється на основну, бухгалтерію і господарську, відповідно — коди 1,2,3. Номер папки буде складатися з коду та порядкового номера, наприклад, папки з документами з основної діяльності 1-1, 1-2… або папки за господарською діяльність 3-1, 3-2…
А ще кожна папка буде мати свій термін зберігання. Так документи не особливо важливі зберігаються 3-5 років, документи по кадрах 75 років, з основної діяльності «постійно».
Тепер треба не заплутатися в якій папці що зберігається і скільки. Складаємо список з переліком.
Приклад.
1.Основна діяльність.
1-1 Листування. _лет.
1-2 Накази. _лет.
2.Бухгалтерія.
1-1 Листування з фінансових питань. _лет.
1-2 Накази по фінансовій діяльності. _лет.
і т. д.
Ось цей список і називається номенклатура справ.
Тепер не буде проблем, щоб визначити куди підшити, що де шукати і скільки зберігати.